REGLEMENT INTERIEUR
Titre I : DISPOSITIONS GENERALES
Article 1 :L’OBJET
Le présent règlement intérieur a pour objet de définir, de préciser et de compléter les modalités d’application des dispositions prises dans les statuts de l’ONG Devoir de Mémoire.
Titre II : LE SCRUTIN, LA PROCEDURE ELECTORALE, LA DISCIPLINE,
LES CONFLITS ET LES SANCTIONS
Article – 2 : VOTE
Le vote se fait par bulletin secret, par consensus ou par acclamation au cours d’une Assemblée Générale en présentielle ou par vote électronique à la majorité simple selon le format qui sera validé par l’Assemblée Générale.
Article – 3 : Conditions d’éligibilité
Sont éligibles au poste de Président de l’ODM :
- Les membres de droit ayant au moins trois (03) ans d’ancienneté ;
- A jour de leurs cotisations et ayant pris part à au moins six (06) réunions des deux (02) dernières années ;
- N’étant frappé par aucune sanction d’ordre judiciaire ;
- N’occupant aucun poste politique ;
- Ayant Déposé une caution non remboursable de deux cent mille (200 000 F CFA).
Article – 4 : Conditions pour être électeur
Sont électeurs tous les membres de l’ODM à jour de leurs cotisations et n’étant frappé d’aucune sanction d’ordre judiciaire. Les membres n’étant pas à jour de leurs cotisations, seront invités à le faire avant l’opération de vote.
Article – 5 – Procédure électorale
Il est mis en place une Commission Electorale chargée de coordonner la mise en œuvre de l’élection des différents organes de l’ODM.
Article – 6 – Commission Electorale
La Commission électorale reçoit les candidatures au moins deux (02) mois avant l’Assemblée Générale élective et procède aux différents contrôles avant publication de la liste des candidats retenus à tous les membres.
Alinéa 6.1 Une fois les candidatures validées et communiquées aux membres, la Commission électorale propose au Conseil d’Administration une date pour la tenue de l’Assemblée Générale élective.
Alinéa 6.2. Nul ne peut recourir à la fois au vote de façon présentielle et au vote par voie électronique. Tous les membres remplissant les conditions pour être électeur, et étant dans l’indisponibilité d’être physiquement présents, recevront un formulaire de vote électronique à remplir et à signer par eux ou par leur mandataire portant une procuration et à faire parvenir à la Commission électorale dans les horaires prévus pour le vote.
Alinéa 6.3 A la fin des opérations de vote, la Commission Electorale, compile des votes, procède à la proclamation des résultats.
Article 7 – Discipline interne et Sanctions
Les valeurs à observer dans le fonctionnement et durant les activités de l’ONG Devoir de Mémoire sont la politesse, la courtoisie et le respect mutuel. De même, les injures, menaces et voies de fait sont formellement interdites lors des séances de toutes les instances de l’ONG Devoir de Mémoire et exposent leurs auteurs à de lourdes sanctions.
Article – 8 – Conflits
Tous les conflits entre les membres du Réseau de l’ODM ou entre les membres de Conseil d’Administration et la Direction Exécutive doivent faire l’objet de règlement à l’amiable avec la saisine du Comité des Sages et ensuite du Comité de Surveillance.
En cas d’échec, le Conseil d’Administration prend le relais pour se réunir en temps opportun afin de régler le différend qui en cas de blocage, pourrait laisser droit aux juridictions compétentes.
Article – 9 – Sanctions
Les différents manquements au respect des valeurs à observer et aux textes fondamentaux de l’ONG Devoir de Mémoire, sont sanctionnés selon leur gravité comme indiqués ci-dessous :
- Avertissement verbal ;
- Avertissement écrit ;
- Paiement d’une amende ;
- Suspension temporaire ;
- Exclusion
Titre III : DE L’ACQUISITION DE LA QUALITÉ DE MEMBRE
Chapitre 1 : STATUT DES MEMBRES
Peuvent être membres d’ONG Devoir de Mémoire toutes personnes physiques ou morales.
Ces membres sont
- Membres fondateurs,
- Membres actifs,
- Membres bienfaiteurs
- Membres d’honneur.
Article 10 : MEMBRE FONDATEUR
Ce titre est décerné aux personnes qui en ont eu l’idée, et qui ont contribué activement à la création de l’ONG Devoir de Mémoire.
Article 11 : MEMBRES ACTIFS
Sont membres actifs, les membres fondateurs et les personnes qui :
- Ont formulé, rempli et signé une demande d’adhésion ;
- Ont adhéré aux textes (statuts et règlement intérieur) de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- Se sont acquittés, d’une part de leur droit d’adhésion, et d’autre part de leur cotisation annuelle ;
- Participent, sous la responsabilité du Conseil d’Administration, aux activités de l’ONG Devoir de Mémoire de façon active et régulière.
Article 12 – MEMBRE BIENFAITEUR
Ce titre de membre est décerné par l’Assemblée Générale aux personnes physiques ou morales, qui ont accepté de soutenir financièrement l’ODM en s’acquittant d’une adhésion et d’une cotisation annuelle d’un montant supérieur à celles dues par les autres membres.
Il confère aux personnes (physiques ou morales) qui l’ont obtenu le droit de faire partie de l’Assemblée Générale avec voix consultative. Ils ne sont pas représentés au Conseil d’Administration.
Le membre Bienfaiteur accepte de verser régulièrement un soutien financier annuel dont le montant minimum est fixé de manière périodique par le Conseil d’Administration ou qui apporte une contribution annuelle régulière composée d’un apport en nature et/ou d’un don financier, dont la valorisation d’ensemble est, au minimum, égale au soutien financier annuel fixé par le Conseil d’Administration. L’apport en nature fait l’objet d’une définition et d’une estimation conjointes validées entre l’ODM et le Membre Bienfaiteur
Peuvent également être Membres Bienfaiteurs : –
- Les entreprises ou les personnes qui consentent, sous forme de don, un apport mobilier ou immobilier définitif à l’association, d’une valeur au moins égale au soutien financier annuel fixé par le Conseil d’Administration.
- Les organismes de formation et de recherche qui s’engagent à contribuer au développement du patrimoine de l’ODM par des contributions des enseignants et des étudiants (bibliographies sur des ouvrages traitant de thématiques en lien avec l’objet de l’ODM)
Les personnes physiques potentielles membres Bienfaiteurs sont :
- Les opérateurs économiques
- Les mécènes
- Les investisseurs privés
Les personnes morales potentielles membres Bienfaiteurs sont :
Article 13 : MEMBRES D’HONNEUR
Sont membres d’honneur les personnes (physiques ou morales) qui rendent, ont rendu ou sont susceptibles de rendre des services éminents à l’ONG Devoir de Mémoire. Ces personnes ne sont pas astreintes au paiement des droits d’adhésion et des cotisations
Pour se voir reconnaître la qualité de membre d’honneur, il faut être âgé d’au moins trente cinq (35) ans, jouir de l’ensemble de ses droits civiques et d’une bonne moralité. Être susceptible de rendre des services pertinents à l’ONG Devoir de Mémoire ou être reconnu pour son engagement pour les causes défendues par celle-ci et avoir été coopté par un ou plusieurs membres.
Les personnes physiques ou morales potentielles membres d’honneur sont :
- Les chambres consulaires ;
- Les opérateurs économiques
- Les Organisations à Base Communautaire (OBC) ;
- Les structures de l’Administration décentralisée (Districts, Conseils Régionaux, Mairies, Etc.) ;
- La Chambres des Rois et Chefs traditionnels
- Les Organisations religieuses
Les Membres d’honneur à titre consultatif, conseillent, orientent et guident l’ODM dans ses activités afin d’obtenir des résultats efficients à travers une bonne gestion.
La proposition d’admission de toute personne en qualité de membre d’honneur doit être faite par écrit. Elle contient, outre une brève présentation de l’intéressé, les motifs qui ont patronné son choix et l’apport que l’ONG peut en attendre.
La demande est transmise au Président du Conseil d’Administration avec les observations et conclusions du ou des membres qui la proposent et du Secrétaire Général qui valide au préalable la conformité, selon les textes, de ladite demande.
Si le Conseil d’Administration accueille favorablement la demande, il adresse une lettre à l’intéressé dans le but de lui présenter brièvement l’ONG Devoir de Mémoire et demander s’il accepte la qualité de membre d’honneur.
La qualité de membre d’honneur sera reconnue à l’intéressé en cas d’acceptation de la proposition qui lui en sera faite par une délégation du Conseil d’Administration conduite par son Président.
Chapitre 2 : ADHESION, COTISATION ET PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE
Article 14 : ADHESION
L’adhésion à l’ODM est ouverte à toute personne physique ou morale de droit privé ou de droit public, sans aucune restriction ou réserve que celle prévue par la loi, par les statuts et par le règlement intérieur de l’ODM
Peut adhérer à l’ONG Devoir de Mémoire, toute personne qui jouît de ses droits civiques, qui partage les idéaux de l’ONG
La procédure est expliquée ci-dessous :
- Pour être admis comme membre actif, il faut présenter un dossier dans ce sens, avoir vingt et un ans révolus au jour de la demande et jouir de tous ses droits civiques.
- Le dossier d’adhésion comprend obligatoirement :
- Une fiche, à retirer au Secrétariat de la Direction Exécutive de l’ONG,
- Une demande d’adhésion adressée au Président,
- Deux photos d’identités récentes du pétitionnaire
- Et une copie de sa pièce d’identité. Il peut y être joint tout document (curriculum vitæ, etc.) que l’ODM jugera utile. .
- La demande d’adhésion aux statuts de membre s’opère au siège de l’ODM ou directement en ligne via son site internet ou son application mobile à partir d’un formulaire électronique
- Dès qu’il est saisi d’une demande d’adhésion, le Directeur Exécutif ou toute personne agissant par délégation instruit le dossier qui est ensuite transmis au Président du Conseil d’Administration avec les différentes observations et les conclusions et du Directeur Exécutif
- Le Conseil d’Administration statue lors de chacune de ses réunions sur les demandes d’adhésion reçues.
Article 15 – ADHESION A DISTANCE
Conformément à l’article 4 du Règlement Intérieur la demande d’adhésion d’un membre se fait directement en ligne via le site internet et l’application mobile de l’ODM.
Pour ce faire :
L’adhérent effectue son inscription en accédant aux adresses internet suivantes :
- Pour le site internet : www. devoirdememoire.org
- Pour l’application mobile : télécharger l’application à partir de Store/ Android et Apple.
L’ODM se charge d’envoyer un message automatique pour chaque compte utilisateur.
L’adhérent devra s’acquitter de son droit d’adhésion et de sa cotisation annuelle en procédant directement à une opération de transfert ou de virement au profit de l’ODM à partir d’un compte bancaire, d’un compte mobile money, d’un compte mobile Banking ou tout autre compte électronique selon les étapes décrites sur le site internet et l’application mobile.
Une attestation électronique d’adhésion sera délivrée aux membres qui auront renseigné le formulaire d’adhésion, accepté les conditions statutaires et payé leur droit d’adhésion et leur cotisation annuelle
Le membre dont l’adhésion aura été confirmée par les instances appropriées de l’ODM, pourra compléter son profil en ligne et prendre part à l’ensemble des activités et projets de l’ODM dans les limites prescrites par les conditions générales d’utilisation
Article 16 – : FIXATION DES MONTANTS DES ADHESIONS ET DES COTISATIONS
Conformément aux dispositions de l’article 4 du présent Règlement Intérieur, le montant de l’adhésion et des cotisations est fixé comme suit :
ADHESION :
- Pour les membres adhérents personnes physiques (membres actifs) 20.000 XOF
- Pour les membres adhérents personnes physiques (membres bienfaiteurs) 250.000 XOF
- Pour les membres adhérents personnes morales : membres bienfaiteurs 500.000 XOF
COTISATIONS
- Pour les membres adhérents personnes physiques (membres actifs) 10.000 XOF
- Pour les membres adhérents personnes physiques (membres bienfaiteurs) 150.000 XOF
- Pour les membres adhérents personnes morales : membres bienfaiteurs 300.000 XOF
Article – 17 PERTE DE LA QUALITÉ DE MEMBRE
La qualité de membre de l’association se perd par :
- Démission ou renonciation :
Tout membre actif peut se retirer volontairement de l’ONG Devoir de Mémoire, en présentant sa démission.
Tout membre d’honneur peut se retirer volontairement de l’ONG Devoir de Mémoire par sa renonciation à la qualité de membre d’honneur.
La démission ou la renonciation est présentée par écrit ou par voie électronique au Directeur Exécutif Secrétaire général qui en prend acte et en informe le Président puis le Conseil d’Administration à sa plus prochaine réunion.
Le membre concerné est rayé de la liste des membres et invité à restituer les attributs liés à sa qualité et les biens de l’ONG qui se trouveraient en sa possession.
- Exclusion ou radiation :
L’exclusion ou la radiation est une sanction disciplinaire emportant perte de la qualité de membre.
Elle peut être infligée à tout membre pour manquement grave aux textes régissant l’ONG, aux bonnes mœurs, à son éthique ou pour l’exercice d’activités contraires aux objectifs qu’elle s’est fixée.
La sanction est prononcée par l’Assemblée Générale Ordinaire, le membre concerné ayant été préalablement invité à faire valoir ses explications par écrits ou verbalement.
Les cotisations échues sont dues ; par contre et en tout état de cause, celles qui sont déjà payées ne sont pas susceptibles de remboursement.
- Décès :
Le décès de tout membre emporte perte de sa qualité de membre de l’ODM
- Dissolution de l’ONG Devoir de Mémoire.
ARTICLE 18 – TRANSMISSION DE LA QUALITE DE MEMBRE.
En cas de décès d’un membre, l’héritier ou les héritiers remplissant les conditions définies à l’article 4, pourra ou pourront être admis à condition qu’il ou qu’ils en fassent la demande dans les six (6) mois qui suivent le décès.
Titre III : DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES
Chapitre 1 : DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES
Article 19 : DROITS DES MEMBRES
La qualité de membre actif confère le droit de prendre part aux délibérations de l’Assemblée Générale, et d’une façon générale, à toutes les activités de l’ONG Devoir de Mémoire.
Tous les MEMBRES ACTIFS ont droit à l’information, aux services et aux installations de l’ONG Devoir de Mémoire
La qualité de MEMBRE BIENFAITEUR confère le droit de participation aux Assemblées Générales et aux réunions du Conseil d’Administration de l’ONG DEVOIR DE MEMOIRE, avec voix consultative.
La qualité de MEMBRE D’HONNEUR confère le droit de participation aux Assemblées Générales tenues par l’ONG Devoir de Mémoire avec voix consultative.
La Direction Exécutive doit mettre à la disposition des membres tous les documents nécessaires à leur information. Il organise les conditions et modalités de leur consultation.
Chaque membre a droit à la délivrance d’une carte qui mentionne sa qualité et ses titres. La délivrance de la carte de membre se fait dans les conditions fixées par le présent Règlement Intérieur.
Article 20 : DEVOIRS DES MEMBRES
Tous les membres ont le devoir de :
- Respecter les dispositions des statuts, du règlement intérieur et des divers textes afférents à la gestion quotidienne de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- S’acquitter régulièrement de leurs différentes cotisations hormis les Membres d’Honneur
- Participer régulièrement aux réunions et aux activités de l’association ;
- Respecter les décisions et les délibérations du Bureau Exécutif, du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale.
Chaque membre s’oblige en toutes circonstances à adopter un comportement honorable et loyal, conforme aux idéaux de l’ONG Devoir de Mémoire. Il doit proscrire tout acte contraire à son éthique ou aux objectifs qu’elle s’est fixés.
Les engagements pris librement envers l’ONG Devoir de Mémoire constituent des obligations pour ceux qui les ont pris, et leur non respect peut donner lieu à des sanctions disciplinaires.
Il est interdit formellement à tout membre d’utiliser le nom, l’emblème, le logo et les insignes de l’Association à titre strictement personnel ou privé, ou dans le seul but d’en tirer un profit personnel.
Chapitre 2 : SANCTIONS
Article 21 : TYPES DE SANCTIONS
L’inobservation des devoirs, déterminés à l’article 7 du présent règlement intérieur et des règles imposées par l’ONG Devoir de Mémoire, peut donner lieu aux sanctions suivantes :
Sanctions de premier degré :
- L’avertissement verbal
- L’avertissement écrit
- Le blâme ;
- La suspension ;
- Le retrait de qualité
Sanctions de deuxième degré
- L’exclusion
Article 22 : SANCTIONS DE PREMIER DEGRE
L’avertissement verbal, l’avertissement écrit, le blâme, la suspension et le retrait de qualité sont prononcés par le Conseil de bonne Gouvernance, après explications verbales ou écrites du membre concerné.
Le Conseil d’Administration peut suspendre un membre des fonctions qu’il occupe au sein de l’association ou de toutes les activités de celle-ci.
Lorsque la suspension est relative à la fonction, le Conseil d’Administration fixe sa durée qui ne peut excéder trois mois.
Un membre ne peut être suspendu de toutes les activités que pour des faits particulièrement graves pouvant emporter perte de la qualité de membre. Cette mesure est prise lorsqu’aucune assemblée générale n’est prévue dans le mois suivant la commission ou la découverte des faits. Elle reste en vigueur jusqu’à la plus prochaine Assemblée Générale qui doit se prononcer sur la question de l’exclusion du membre concerné.
Article 23: SANCTION DE DEUXIEME DEGRE
L’exclusion emporte perte définitive de la qualité de membre. Cette sanction ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale Ordinaire sur proposition du Conseil de bonne Gouvernance
Lorsqu’un membre encourt la suspension ou l’exclusion il doit, préalablement au prononcé de la sanction, être mis en mesure de fournir des explications écrites ou verbales. Il peut se faire assister d’un membre de son choix.
Titre IV : ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article 24 : ORGANES :
L’ONG DEVOIR DE MEMOIRE est dotée des organes suivants
A – ORGANES DE DECISIONS :
B – ORGANES DE GESTION
- La Direction Exécutive (D.E.)
- Le Commissariat aux Comptes (C.C.).
C – ORGANES CONSULTATIFS
- Le Conseil des Sages
- Les Membres d’Honneur
A – ORGANES DE DECISIONS
Chapitre 1 : L’ASSEMBLEE GENERALE
Article 25 : COMPOSITION
L’Assemblée Générale se compose de tous les membres actifs à jour de leurs cotisations et ne faisant pas l’objet d’une sanction disciplinaire à l’exclusion de l’avertissement.
Les membres d’honneur peuvent participer aux sessions de l’ONG Devoir de Mémoire et y être entendus, mais ils ne disposent pas du droit de vote.
Article 26 : ATTRIBUTIONS
L’Assemblée Générale est l’organe suprême de l’ONG Devoir de Mémoire. Ses principales fonctions consistent à :
- Déterminer la politique générale de l’ONG ;
- Contrôler la politique financière, examiner et approuver le budget et le règlement financier de l’association ;
- Se prononcer sur l’adhésion de nouveaux membres de l’ONG et déterminer la nature de leurs droits et obligations ;
- Se prononcer sur les affiliations et les partenariats ;
- Fixer les taux du droit d’adhésion, des cotisations annuelles et les indemnités à allouer aux membres du Conseil d’Administration et du Commissariat aux Comptes ;
- Amender les textes et créer tout autre organe nécessaire au bon fonctionnement de l’ONG ;
- Pourvoir s’il y a lieu au renouvellement des membres du Conseil d’Administration et du Commissariat aux Comptes et mettre fin à leurs fonctions dans les conditions prévues par les statuts ;
- Prononcer l’exclusion définitive de membres ;
- Déplacer le siège de l’ONG ou créer des représentations dans d’autres localités ;
- Prononcer la dissolution de l’association, définir les modalités d’affectation de l’actif, le changement de dénomination de l’ONG, la modification de la composition de l’Assemblée Générale, du Conseil d’Administration, de la Direction Exécutive et des autres organes et toutes modifications et extensions à titre permanent des pouvoirs du Conseil d’Administration ;
- Nommer éventuellement les liquidateurs de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- Prendre toutes les mesures utiles à la réalisation des objectifs de l’ONG Devoir de Mémoire.
Sans que cette énumération des pouvoirs de l’Assemblée Générale ne puisse être considérée comme étant exhaustive.
Article 27 : REUNIONS
Les réunions de l’Assemblée Générale des membres sont convoquées par le Président du Conseil d’Administration, par ailleurs par le Directeur Exécutif.
Les membres actifs à jour de leurs cotisations, représentant au moins les deux tiers (2/3) de l’ensemble des membres de l’ONG, peuvent également convoquer l’Assemblée Générale en cas de crise ou de disfonctionnement grave de l’ONG ou du Conseil d’Administration, pour statuer uniquement sur des questions relevant de la compétence de l’Assemblée Générale Extraordinaire.
Les commissaires aux comptes, en cas d’anomalies graves constatées dans les comptes de l’association, peuvent aussi convoquer l’Assemblée Générale afin de statuer exclusivement sur les comptes.
L’Assemblée Générale, réunie ordinairement ou extraordinairement, est présidée par le Président du Conseil d’Administration ou, en cas d’empêchement de celui-ci, par l’un des Vice Présidents selon l’ordre protocolaire, ou dans le cas échéant par un Président désigné parmi les membres actifs participants.
Chapitre 2 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 28 : COMPOSITION
Le Conseil d’Administration comprend neuf (9) membres.
28.1 – Il est constitué de la manière suivante :
- Un Président ;
- Un 1er Vice-président ;
- Un 2e Vice-président ;
- Un 3e Vice-président
- Un Secrétaire Général ;
- Quatre (4) membres ;
28 – 2 – BUREAU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le Bureau du Conseil d’Administration est composé de :
- Un Président
- Un Vice-Président
- Un Trésorier
- Une secrétaire
Article 29 : ATTRIBUTIONS
29.1 – Généralités
Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour autoriser, effectuer et déléguer tous les actes qui ne sont pas expressément réservés à l’Assemblée Générale. Ses membres, et par délégation le Bureau du Conseil d’Administration et le personnel ressource complémentaire (volontaires, bénévoles, salariés), constituent l’organe de décision de l’ONG Devoir de Mémoire.
A ce titre, le Conseil d’Administration :
- Est responsable de la marche générale de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- Est chargé de l’exécution des programmes arrêtés par l’Assemblée Générale ;
- Valide le budget et le fait exécuter ;
- Arrête l’inventaire annuel, les bilans et les comptes ;
- Dresse un rapport d’activités à présenter à l’Assemblée Générale et fait des propositions ;
- Convoque l’Assemblée Générale et arrête le projet de son ordre du jour ;
- Détermine le placement des fonds disponibles ;
- Autorise les mouvements, les retraits et les transferts de fonds appartenant à l’association ;
- Valide les procès-verbaux des réunions des organes l’ONG ;
- Supervise l’organisation des archives de l’ONG.
Les attributions des membres du Conseil d’Administration sont les suivantes :
29.2 – Le Président
Il est le 1er Responsable du Conseil d’Administration et du Bureau du Conseil d’Administration.. Il préside l’association. A ce titre :
- Il convoque les Assemblées Générales, les réunions du Conseil d’Administration et veille à l’application des délibérations et des décisions qui sont prises ;
- Il représente l’ONG Devoir de Mémoire dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs ; à cet effet, il peut déléguer certains de ses pouvoirs aux membres du Conseil d’Administration en fonction de leurs compétences, expertises, expériences.
- Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- Il a pouvoir pour signer tous les actes émanant de l’ONG Devoir de Mémoire. Il délègue une partie de ce pouvoir aux autres membres du Conseil d’Administration, et au personnel salarié concernant tous les actes qui entrent dans leurs attributions propres ;
- Il a pouvoir de signer les actes, conventions ou accords engageant l’ONG Devoir de Mémoire. Il peut déléguer une partie de ce pouvoir aux Vice Présidents. Cette délégation est expresse et doit porter sur des engagements précis.
Le Président du Conseil d’Administration est aidé dans l’exercice de ses taches quotidiennes par les Vice Présidents, en fonction de leurs expertises et conformément aux fonctions spécifiques qui leur sont dévolues.
29.3 – Les Vice-présidents
Ils remplacent le Président en cas d’absence ou d’empêchement, et selon l’ordre protocolaire.
Ils assistent le Président en fonction de leurs expertises et conformément aux attributions reçues de celui-ci.
Ils élaborent, avec les consignes et sous la supervision du Président, leur fiche de fonction avec les attributions conséquentes. Les fiches de fonction sont ensuite validées en réunion de Conseil d’Administration.
Ils peuvent représenter le Président à sa demande par voie de délégation de pouvoirs.
29.4 – Le Secrétariat Général
Le Secrétaire Général
- Supervise et coordonne le fonctionnement administratif, assuré par le Directeur Exécutif, de tous les projets de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- Assure en liaison avec la Direction Exécutive, la garde et la gestion des archives de l’ONG Devoir de mémoire
29.5 – Le Trésorier Général
Le Trésorier Général est le Responsable financier de l’ONG Devoir de Mémoire. A ce titre :
- Il est chargé du recouvrement des ressources financières et budgétaires (droits d’adhésion, cotisations et autres droits dus par les membres ; subventions, dons et legs ; produits des activités et revenus des biens ; etc.) ;
- Il est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l’ONG Devoir de Mémoire. A ce titre, il effectue tous paiements et perçoit toutes les recettes ;
- Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations.,
Le Trésorier Général est aidé dans l’exercice de ses tâches spécifiques par un Comptable professionnel.
29.6 – Les Membres
Sur proposition du Président et des Vice-présidents, des tâches spécifiques et périodiques peuvent être confiés aux autres membres du Conseil d’Administration, selon leur disponibilité. De même qu’aux autres membres de l’ONG Devoir de Mémoire.
Chapitre 3 : Le CONSEIL DE SURVEILLANCE ET DE LA BONNE GOUVERNANCE
Article 30
C’est un organe décisionnel de toutes sanctions qui statue avant tout sur la discipline interne, les conflits et les valeurs à observer comme l’éthique, la politesse, la courtoisie et le respect mutuel. De même, les injures, menaces et voies de faits, sont formellement interdites lors des séances et activités de l’ODM ; elles exposent leurs auteurs à des sanctions.
Article 31 : ATTRIBUTIONS
Le Conseil de Surveillance et de la bonne Gouvernance est chargée de :
- Mettre en place une charte de bonne conduite
- Veiller aux respects des valeurs énoncés dans les statuts et règlements intérieurs et également dans la charte de bonne conduite
- Entendre lors de sa séance disciplinaire le Membre concerné qui devra fournir toutes explications sur les griefs qui ont été formulés contre lui, et ce dernier peut se faire assister par un autre membre.
- Prononcer des sanctions de premier et deuxième degrés.
- Rendre sa décision au plus tard dans le délai de trente (30) jours suivant la décision disciplinaire.
Les sanctions prononcées au deuxième degré ne sont définitives qu’après l’approbation de l’Assemblée Générale.
Article 32 : COMPOSITION
Le Conseil de surveillance et de la bonne gouvernance est composé de quatre (4) membres désignés par le Conseil d’Administration. Ces quatre membres choisissent en leur sein le Président.
Chapitre 4 – LE BUREAU DES CONSEILLERS
Article 33 Les Conseillers remplissent les missions spécifiques demandées par le Président
Article 34 -ATTRIBUTIONS
Les domaines d’attributions des conseillers sont :
Article 35 : COMPOSITION
Le Bureau des Conseillers est constitué de :
- Un Vice-président, choisi par le Président parmi les vice-présidents du Conseil d’Administration
- Conseillers spéciaux, techniques, juridiques
Les conseillers choisissent en leur sein le Président
B – ORGANES DE GESTION
Chapitre 5 : LA DIRECTION EXECUTIVE
Article 36 : DIRECTION EXECUTIVE
La Direction Exécutive est l’organe délégué de gestion, d’administration et de mise en œuvre des activités et des projets de l’ONG Devoir de Mémoire.
Il agit conformément aux pouvoirs qui lui sont propres et ceux qui lui sont délégués par le Conseil d’Administration.
Article 37 : COMPOSITION
Le bureau est composé de travailleurs dont le recrutement est entériné par ledit Conseil d’Administration.
37 – 1 La Direction Exécutive de l’ONG Devoir de Mémoire comprend :
- Un Directeur Exécutif, salarié
- Un Comptable ;
- Un Secrétaire à la Communication ;
- Un Secrétaire à l’Organisation,
En fonction de l’ampleur des activités, la Direction Exécutive, avec l’aval du Conseil d’Administration, peut se renforcer en personnel permanent ou temporaire.
Article 37 – 2
Les modalités de recrutement et les rémunérations des travailleurs recrutés sont déterminées par le Conseil d’Administration, et conformément aux orientations et programmes d’activités validés par l’Assemblée Générale.
Le Président peut, en dehors des membres du Bureau Exécutif, avoir recours à d’autres personnes ressources, volontaires, bénévoles pour travailler sur le terrain.
Article 38 :
En cas de radiation, de démission, de décès ou d’empêchement absolu d’un de ses membres, la direction Exécutve, sous la responsabilité de son Directeur ou de son représentant désigné, a la faculté de se compléter à tout moment conformément aux présents statuts.
Article 39 : ATTRIBUTIONS
39.1 – Généralités
La Direction Exécutive est l’organe délégué de gestion, d’administration et de mise en œuvre des activités et des projets de l’ONG Devoir de Mémoire. Il agit conformément aux pouvoirs qui lui sont propres et ceux qui lui sont délégués par le Conseil d’Administration à travers des fiches de fonction.
A ce titre, et sans que ces tâches ne soient exhaustives, il :
- Participe à l’exécution des programmes arrêtés par l’Assemblée Générale ;
- Elabore le budget et l’exécute sous la supervision du Conseil d’Administration ;
- Elabore l’inventaire annuel, les bilans et les comptes ;
- Prépare le rapport d’activités à présenter au Conseil d’Administration et fait des propositions ;
- Prépare les convocations du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale ;
- Rédige les procès-verbaux des réunions des organes l’ONG ;
- Tient et organise les archives de l’ONG.
- Il suit les correspondances et veillent sur l’exécution des statuts et du règlement intérieur ;
- Il travaille en étroite collaboration avec les autres membres du Conseil d’Administration, les salariés, les volontaires et les bénévoles.
39.2 – Le Directeur Exécutif
Il est le 1er Responsable de la Direction Exécutive et des activités de ladite direction.
Le Directeur Exécutif est le Responsable administratif délégué de l’ONG Devoir de Mémoire. A ce titre :
- Il contribue à la rédaction des procès-verbaux des délibérations et des décisions des Assemblées Générales et des réunions du Conseil d’Administration et en assure la transcription sur le registre prévu à cet effet ;
- Il rédige les procès-verbaux des réunions du Bureau Exécutif et en assure la transcription sur le registre prévu à cet effet ;
- Il contribue à la rédaction des correspondances de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- Il assure la garde des archives de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- Il assure le secrétariat administratif de tous les projets de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- Il suit les correspondances et veillent sur l’exécution des statuts et du règlement intérieur ;
- Il travaille en étroite collaboration avec le personnel, les volontaires et les bénévoles de l’ONG.
Le Directeur Exécutif est aidé dans l’exercice de ses tâches par : le comptable, le Secrétaire à la Communication et le Secrétaire à l’Organisation, en fonction de leurs expertises et conformément aux fonctions spécifiques qui leur sont dévolues.
.
39.3 – Le Comptable
Le Comptable est le Responsable de la comptabilité, générale et analytique, de l’ONG Devoir de Mémoire. A ce titre :
- Il tient la comptabilité liée au recouvrement des ressources financières et budgétaires (droits d’adhésion, cotisations et autres droits dus par les membres ; subventions, dons et legs ; produits des activités et revenus des biens ; etc.) ;
- Il effectue tous paiements et perçoit toutes les recettes ;
- Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations des activités de l’ONG ;
- Etc.
39.4 – Le Secrétaire à la communication
Le secrétaire, à la communication est le Responsable de son secteur au sein de l’ONG Devoir de Mémoire. Il travaille en étroite collaboration avec la Direction Exécutive,, les volontaires et les bénévoles de l’ONG.
A ce titre, le Secrétaire à la communication :
39 – 5 Le Secrétaire à l’organisation
Le secrétaire à l’organisation, est le Responsable de son secteur au sein de l’ONG Devoir de Mémoire. Il travaille en étroite collaboration avec la Direction Exécutive, , les volontaires et les bénévoles de l’ONG.
A ce titre, le Secrétaire à l’organisation :
- Est chargé de la conception et du suivi de la politique sectorielle de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- Est chargé des relations avec les médias ou les populations, en collaboration avec les membres concernés du Conseil d’Administration ;
- Donne des avis techniques sur les tâches qui lui sont liées ;
- Etc.
Chapitre 5 : LE COMMISSARIAT AUX COMPTES
Article 40 : COMPOSITION
Le Commissariat aux Comptes est composé d’un commissaire aux comptes et de son adjoint, tous deux élus par l’Assemblée Générale.
Article 41 : ATTRIBUTIONS
Les Commissaires aux comptes sont chargés de :
- Contrôler la gestion financière du Bureau Exécutif et du Conseil d’Administration ;
- Examiner et donner leur avis sur la politique financière et budgétaire de l’ONG Devoir de Mémoire ;
- Dresser un rapport spécial à l’Assemblée Générale assorti de ses observations et propositions. A cet effet, les livres, la comptabilité et généralement toutes les écritures préalablement centralisées par le Comptable et le Trésorier général doivent leur être communiqués au moins un mois avant la tenue de toute assemblée devant se prononcer sur les comptes de l’association.
Ils peuvent requérir à tout moment, des gestionnaires de l’ONG, tout document relatif aux comptes tenus par eux ou dont ils sont responsables.
Ils peuvent à quelque époque que ce soit, vérifier l’état des caisses et de la trésorerie.
Ils remplissent leur mission dans le cadre général des textes de l’association et des lois en vigueur.
C – ORGANES CONSULTATIFS
Chapitre 6 : LE CONSEIL DES SAGES
Il est mis en place un Conseil des Sages pour bénéficier du dynamisme et du savoir-faire des aînés ;
Il est essentiellement composé de doyens de 6 membres désignés par le Conseil d’Administration parmi les ainés de l’ODM qui suivent et accompagnent les activités de l’ODM.
Le Conseil des Sages apporte des conseils sur la gestion internes et externes des projets et activités de l’ODM.
Il se prononce sur les décisions des Organes de décision et prône la discipline d’écoute et de parole dans le fonctionnement de l’ODM.
Il encadre les rapports intergénérationnels des Membres, et désamorcent tous points de rupture qui pourraient nâitre entre le Conseil d’Administration et tout membre de l’ODM
Chapitre 7 : LES MEMBRES D’HONNEUR
Article – 43 ATTRIBUTIONS
Les MEMBRES D’HONNEUR participent aux Assemblées Générales tenues par l’ONG Devoir de Mémoire.
Ils ont une voix consultative.
Chapitre 8 : LES REPRESENTATIONS LOCALES ET INTERNATIONALES
Article – 44 – ATTRIBUTIONS
L’ ONG Devoir de mémoire a reconnu la nécessité ( l’utilité) de sa présence dans toutes régions, tous pays théâtres ou non de la traite des noirs et pouvant apporter un intérêt particulier à la réalisation des objectifs de l’ODM, en y créant des bureaux de représentation.
L’établissement de bureaux extérieurs a donc pour but de rapprocher le plus possible l’ODM des populations locales riveraines des sites de mémoire et de tous acteurs internationaux intéressés par ses activités.
Cette représentation se définit,
Au sens de la diplomatie
: le représentant agit, dans le cadre des missions qu’il exécute au nom de l’ODM , non seulement avec les administrations du pays ou la localité où il est affecté , mais aussi avec d’autres organismes, donateurs, organes bilatéraux , organisations non gouvernementales et autres institutions locales;
Au niveau logistique :
- Le bureau local pourvoit aux besoins des missions envoyées par le Siège de l’ODM, coordonne et participe aux recherches d’aide, de fonds et d’assistance technique.
- Il sert d’intermédiaire aux autres organisations partenaires, aux sponsors ou aux partenaires locaux désireux de contribuer aux projets de réalisations entrepris dans le cadre de son objet.
- Il organise des conférences, des réunions et des visites et pèlerinages régionaux.
Au niveau de l’information,
- Il tient le siège au courant des tendances et des possibilités dans la région de son ressort. Il donne toutes les informations relatives à l’ODM, à ses activités. Il recueille les informations, analyse les opportunités et les transmet à la Direction Exécutive du Siège.
- Il sert de courroie de transmission entre le Siège et les partenaires de sa localité.
Au niveau technique,
Le bureau local appuie et suit les différentes phases des projets, les activités qui pourraient s’y mener et conseille le Bureau Central sur les questions de sa région d’implantation ;
Titre V : DISPOSITIONS FINALES
Article 45 : Modifications du règlement intérieur
Les modifications des dispositions du règlement intérieur sont proposées à l’Assemblée Générale par le Conseil d’Administration.
Article 46 : Publicité
Le présent règlement intérieur sera communiqué et diffusé à tous les membres de l’ONG Devoir de Mémoire.
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